Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Vous le constaterez rapidement, la masse documentaire est volumineuse. Imaginez un instant la difficulté de gérer et d'appliquer des règles différentes pour chacun des documents en raison de délais à réviser régulièrement en fonction des nouvelles exigences légales et de l'évolution des activités. Une telle opération impliquant des milliers de documents devient rapidement impossible à réaliser.

Les délais de conservation doivent porter sur de plus grands ensembles, donc des catégories, des types de documents^[1] et de dossiers, plutôt que sur chacun des documents uniques. À titre d'exemple concret, il est préférable de créer un seul délai de conservation pour les dossiers d'employés plutôt qu'un délai pour chaque type de document que contient ce dossier (contrat d'embauche, conditions de travail, vacances et absences, etc.).

Autre exemple : il est plus profitable de déterminer une règle pour l'ensemble d'un dossier de réunion et non un délai pour l'ordre du jour et d'autres pour le compte rendu, pour les documents afférents à la réunion, etc. Cette décision peut entraîner la conservation de certains documents pour une période de temps plus longue que nécessaire pour couvrir toutes les exigences administratives et légales reliées à un dossier. Les bénéfices de cette simplification dépassent largement ces inconvénients.

Il demeure pertinent de valider périodiquement les délais et au besoin, de les réviser. Mais auparavant, il faut commencer par les déterminer