Introduction
Nous abordons maintenant les systèmes utilisés pour gérer les documents, particulièrement ceux visant à la fois les supports analogiques et numériques.
Les systèmes de gestion des documents développés dans les années 70 et 80 ont porté surtout sur les documents papier. Depuis plusieurs années, ces tâches sont réalisées en utilisant une diversité de supports. Il devient donc maintenant essentiel de développer des systèmes permettant de gérer l'information, peu importe son support.
Nous tenons à préciser que ce domaine est encore en développement. Les termes employés pour désigner les concepts, les composantes, les objectifs et les étapes varient selon le domaine d'expertise (archivistique, informatique, gestion de la qualité [ISO], gestion des connaissances, gestion des processus, etc.) ou selon le fournisseur de produits. Nous vous proposons donc une description générale de ces systèmes, qui pourra être complétée par la consultation des normes et autres documents concernant ce sujet.
Nous présenterons ensuite un exemple de projet de développement d'un système, qui reprendra les éléments de cette section, mais également ceux présentés dans les sections 5 et 6.
Nous terminerons cette section avec quelques éléments susceptibles de contribuer au succès d'un projet de développement et d'implantation d'un système de gestion des documents. Ils devront être consultés en parallèle avec la section 11 du module 7, portant sur la gestion d'un projet d'archivage électronique et le chapitre 4 de la section 13 du même module, qui propose les étapes clés d'un projet d'archivage électronique.
Qu'est-ce qu'un système intégré de gestion des documents?
Description des fonctions et modules des systèmes intégrés
Exemple de projet de développement et d'intégration d'un système de gestion de l'information
Conditions de succès d'un projet de développement et d'implantation d'un système de gestion des documents