5.1 Qu'est-ce qu'un système intégré de gestion des documents ?
De façon[1] simplifiée, un système « intégré » de gestion des documents est un outil (généralement informatique) utilisé pour enregistrer, classer, gérer, utiliser, partager, conserver et rechercher les documents, quel que soit leur forme ou leur support (d'où le terme « intégré »).
Cet outil peut prendre diverses formes (liste de documents, fichier[2] Word ou Excel, base de données, etc.) et s'appliquer à un seul type de documents ou une seule activité de l'institution. Il peut également couvrir un système plus englobant qui cible toutes les informations créées et conservées dans une institution. Ce type de système inclut notamment les bases de données et les systèmes d'information de gestion reliés aux fonctions majeures de l'institution comme la gestion de la paie et des ressources humaines. On parle alors de gestion de contenu d'entreprise, « contenu » au sens d'information et non de document. Nous nous concentrerons dans cette section sur les systèmes visant la gestion des documents.
Plusieurs systèmes ont été développés au cours des vingt dernières années. Ils font suite à l'utilisation croissante d'applications informatiques pour créer et diffuser des documents, lesquels sont très souvent conservés de façon autonome et décentralisée (par exemple sur le poste informatique de chaque employé). L'information institutionnelle n'est donc plus centralisée, mais plutôt dispersée un peu partout dans l'institution.
Dans la même période, la masse documentaire s'est accrue (et continue toujours de croître) de façon exponentielle. Les exigences au niveau de la sécurité des données se sont complexifiées en même temps que cette prolifération de l'information. Au cours des cinq dernières années, l'intérêt d'une clientèle toujours grandissante a entraîné l'accélération du développement des systèmes ainsi qu'une certaine uniformisation des fonctionnalités développées.
Un système de gestion des documents peut comprendre une ou plusieurs fonctions. Toutefois, certains éléments sont communs à tous les systèmes. Nous nous attarderons à ces éléments communs. De façon schématisée, un système peut être représenté de la façon suivante :
