Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Obtenir le soutien et l'appui tangible de la direction : Comme toutes les autres activités de gestion des documents, ce type de projet nécessite l'appui et le soutien de la direction. Cet appui est nécessaire pour assurer son application par les employés et l'attribution des ressources nécessaires à son développement.

Définir l'envergure du projet et des échéanciers réalistes : La direction doit être consciente de l'envergure du projet, qui peut être plus ou moins grande selon le cas. Ce type de projet est souvent de longue haleine et ne peut fournir des résultats instantanés. Il est donc important de bien définir l'envergure du projet et de fixer des échéanciers réalistes pour sa réalisation.

Élaborer une planification rigoureuse : S'il peut être illusoire d'imaginer que le projet se déroulera tel que prévu lors de la planification initiale, cette activité ne doit tout de même pas être négligée. Une bonne planification permet de faire face plus facilement aux imprévus qui ne manquent jamais de survenir tout au long du projet.

Intégrer les activités dans le contexte de travail de l'institution : Le système de gestion des documents doit s'intégrer naturellement dans les activités de chacun des employés. Idéalement, un employé ne doit pas avoir l'impression « d'utiliser le système », mais plutôt de réaliser ses tâches quotidiennes avec le système. La seule façon de s'en assurer : développer une excellente compréhension du contexte et des activités et processus de l'organisme pour bien adapter le système à ces activités et processus.

Viser l'efficacité administrative : En tout temps, le système doit permettre aux employés de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin, et de la façon la plus exacte possible. À retenir : Si le système facilite la réalisation des tâches et augmente l'efficacité administrative, il sera largement utilisé.

Impliquer le personnel dans le développement : Le personnel doit être impliqué dans le développement du système, ne serait-ce que pour confirmer qu'il répond bien à leurs besoins et facilite l'exécution de leurs activités. Les besoins des employés doivent être au cœur du projet.

Bien cibler les projets : Commencer par des types de documents dont le fonctionnement et l'utilisation sont connus et dont les employés responsables sont enthousiastes face au projet. Ceci permet un apprentissage du système, du projet et des activités dans les meilleures conditions possible. Autant que possible, sélectionner des catégories de dossiers stratégiques pour l'institution (par exemple, ceux reliés à sa mission) et dont l'importance est reconnue par tous. Si l'implantation est un succès, le degré d'importance des documents intégrés dans le système aura un effet positif sur la perception des employés face au système. Le tout pourra créer un effet d'entraînement qui stimulera l'intérêt de tous et donc la participation au projet.

Communiquer : La meilleure façon de prévenir ou de limiter les résistances face au projet consiste à en parler, à le décrire, à le présenter, sur toutes les tribunes possibles et en fonction des bénéfices escomptés pour chacune des clientèles visées. Plus les employés seront au courant du projet et conscients des bénéfices réels ou potentiels, plus grandes seront nos chances de réussite.

Développer les compétences de l'équipe : la meilleure façon d'assurer l'efficacité demeure le développement des compétences de l'équipe du projet (particulièrement du côté archivistique) dans l'utilisation des technologies, non pas pour remplacer l'équipe informatique, mais pour travailler de la façon la plus efficace possible avec cette dernière.