Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Les procès-verbaux des réunions du conseil municipal contiennent toutes les décisions entérinées par le conseil, qui est l'instance supérieure de la ville. Chacune de ces décisions fait l'objet d'un point dans le document et est numérotée de façon unique. Un titre qui en résume les éléments essentiels lui est attribué.

L'analyse du processus de gestion des dossiers de réunion du conseil a été réalisée avec l'unité responsable de cette activité. Elle a permis de constater que les procès-verbaux sont conservés uniquement sous forme numérique (fichier en format Word) pour leur durée d'utilité administrative, soit jusqu'à leur approbation définitive et leur officialisation.

Une fois les procès-verbaux approuvés (lors de la réunion suivante), les fichiers en format Word sont convertis en fichiers de format PDF/A à l'aide du logiciel Adobe Pro. Ces fichiers sont intégrés au système de gestion des documents et au serveur institutionnel, où ils seront conservés en permanence. Une veille est réalisée tous les dix ans pour valider le format de fichier utilisé et planifier au besoin les opérations de migration requises.

Un élément important : ces documents sont utilisés de façon quotidienne par tous les employés de la ville. Les procès-verbaux constituent la source d'information pour connaître toutes les décisions importantes adoptées par la municipalité et permettent à eux seuls de documenter substantiellement les activités de la municipalité. On consulte les procès-verbaux (et chacune des décisions qu'ils contiennent) pour connaître le texte et les détails d'une décision, le nom d'une entreprise ayant obtenu un contrat, la date d'octroi d'un contrat, la date d'adoption des règlements, la date de création d'une rue, la nomination d'un nouvel employé, etc. Ce type de document est plus que pertinent pour bien comprendre le fonctionnement de la municipalité.

L'indexation et l'attribution de métadonnées descriptives au niveau du dossier répondent habituellement aux besoins des utilisateurs et permettent le traitement rapide des documents et dossiers. Pour ce cas précis toutefois, l'indexation doit être réalisée pour chaque décision (chaque point dans le procès-verbal). Cette façon de procéder est beaucoup plus longue, mais essentielle pour répondre adéquatement aux besoins des employés.

Certaines métadonnées sont récupérées de façon automatique lors de la conversion des fichiers en format PDF/A, (date de la réunion, année de la décision, no de décision, titre), alors que d'autres sont intégrées manuellement (les catégories et les intervenants).

Voici un exemple des types de données descriptives utilisées pour indexer les décisions incluses dans les procès-verbaux des séances du conseil :

1. Tous les procès-verbaux, et les décisions qu'ils contiennent sont traités et gérés uniquement en format numérique. Lors de la conversion des fichiers en format PDF/A, le responsable officiel de ces documents ajoute une signature numérique contrôlée et sécurisée au fichier créé, selon une procédure administrative qui permet d'assurer l'authenticité et l'intégrité de la signature et des données.

2. Toutes les versions papier des documents sont éliminées un an après la conversion des fichiers numériques en format PDF/A. Pour appliquer ce délai de conservation de façon simple, les employés ont créé un dossier (sur support papier) pour chacune des réunions, dossier qui est numéroté de 1 à X (le dossier numéro 1 regroupant les documents de la 1ère réunion, le dossier numéro 2 ceux de la réunion suivante, etc.), le tout sans indication d'année. Lors de la préparation d'une nouvelle réunion, les employés classent les premiers documents de cette réunion dans le dossier concerné (selon son numéro) et éliminent au même moment ceux qui s'y trouvent et qui concernent la réunion de l'année précédente. Ainsi, les dossiers sont épurés naturellement sans accumulation de documents inutiles.

3. De 1958 à 2000, les versions officielles des procès-verbaux (et des décisions) ont été microfilmées. Ces documents sont consultés très fréquemment et sont à conservation permanente. Pour les rendre accessibles directement à partir du système, ils ont tous été numérisés. Les données descriptives de chaque décision ont été récupérées à partir d'un fichier Excel existant, transférées dans le système de gestion des documents et associées aux versions numérisées de chacune des décisions.

Le résultat : Les employés peuvent désormais trouver à un seul endroit toutes les décisions contenues dans les procès-verbaux officiels et approuvés de la municipalité. Les dossiers numériques en préparation sont classés sur le serveur administratif de l'unité qui en est responsable. Les documents sur support papier sont disponibles dans les classeurs de cette même unité. Dans les deux cas, les documents sont regroupés par réunion. L'accès aux dossiers est limité aux employés qui en sont responsables. Les versions principales sont accessibles à tous les employés à partir du serveur institutionnel.