Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Cette fonction constitue la finalité de tout système : on y enregistre des dossiers et des documents pour les diffuser, y donner accès et les consulter. Elle inclut toutes les modalités nécessaires à leur transmission et leur consultation : transformation de l'information pour la rendre disponible (ou plus facilement accessible), gestion des droits d'accès et sécurisation des données, plateformes de diffusion.

• Transformation de l'information : Cet élément concerne toute action nécessaire pour rendre disponible, permettre la consultation et l'accès à l'information (compression, décompression, conversion, etc.). En plus des besoins des employés, certaines précautions doivent être prises lors des opérations de transformation pour assurer l'intégrité et la validité de l'information. La norme ISO 15489 énonce les qualités que doit présenter l'information : authenticité, fiabilité, intégrité et exploitabilité. Plusieurs lois comportent également des exigences à ce sujet, qui peuvent varier selon les pays ou régions.

• Gestion des droits d'accès et sécurité des données : C'est dans ce module que sont définis les droits d'accès des employés, les droits associés aux documents (qui a accès à quoi?) et les documents protégés (notamment par la signature numérique). La gestion des droits d'accès et la sécurité des données sont plus ou moins complexes selon le contexte, le type d'information et le degré de sensibilité de cette information. À noter : Le passage d'une culture de travail individuel réalisé en mode « silo » vers une culture où les tâches sont partagées et réalisées en collaboration entraîne une révision des pratiques en la matière. Plusieurs documents, souvent considérés confidentiels vu leur stade préliminaire ou non complété, doivent désormais être accessibles en tout temps. Dans un but de transparence et de partage, il y a lieu de limiter la proportion de documents confidentiels à seulement ceux qui contiennent des renseignements personnels ou sensibles.

• Plateformes de diffusion : Les plate-formes concernent le support ou le médium utilisé pour diffuser l'information. Elles sont variées et de toute nature : internet, intranet, portail, espace commun de travail, documents imprimés, etc.