Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Le dossier des factures payées à un fournisseur pour des biens ou services acquis par l'institution contient la facture, les bons de réception de la marchandise et les documents reliés au paiement de la facture.

Délai de conservation : Conservation des dossiers sur support papier dans les bureaux pour une période de deux ans. Par la suite, transfert des documents dans un entrepôt centralisé pour une période de cinq ans. Une fois ce délai échu, les documents sont éliminés.

L'analyse du processus de gestion des comptes à payer de l'institution a été réalisée avec l'unité responsable de cette activité. Première constatation : les dossiers ont toujours été gérés de la même façon depuis la création de la municipalité. Ils ont toujours été conservés sur support papier pour leur durée d'utilité administrative (période pendant laquelle ils sont utilisés fréquemment par les employés des comptes à payer), notamment parce que ces dossiers sont reçus sous cette forme et parce que l'unité a suffisamment d'espace dans les classeurs pour les conserver.

Une fois la période d'utilisation administrative terminée, les dossiers sont entreposés de façon centralisée et conservés pour une période de cinq ans. Une fois tous les délais échus, les dossiers sont éliminés.

Les dossiers ne sont pas à conservation permanente. Ils sont également rarement consultés pendant leur période d'entreposage centralisé. Finalement, la masse documentaire est peu volumineuse. Pour toutes ces raisons, les dossiers ne seront pas numérisés et seront conservés sur support papier pour toute la durée de leur existence.

Dans les bureaux administratifs, les dossiers sont classés et repérés par ordre alphabétique au nom de chaque fournisseur.

1. Les dossiers sont décrits dans le système de gestion des documents au moment de leur transfert dans l'entrepôt centralisé.

2. Les informations intégrées dans le système sont minimales parce que les dossiers sont consultés très rarement. Une fiche a été créée dans le système pour chaque boîte de dossiers transférée. Elle contient les dossiers classés par ordre alphabétique du nom de fournisseur. La fiche contient les informations suivantes : l'identification du type de dossiers, soit « dossier des factures payées aux fournisseurs », l'année des dossiers, de même que le nom du premier et du dernier fournisseur dont les dossiers sont inclus dans la boîte. Elle contient également le délai de conservation (et la cote de classement, en plus des métadonnées reliées à l'accès et la sécurité et les métadonnées système).

Le résultat : Tous les dossiers de factures peuvent être repérés selon les mêmes critères pour toute la durée de leur conservation, soit le nom du fournisseur et l'année d'une facture. Les dossiers entreposés sont accessibles seulement par l'équipe de gestion des documents, qui réalise les recherches. Les employés déposent leurs demandes de dossiers en indiquant seulement le nom du fournisseur et l'année de la facture. Les employés de l'équipe de gestion des documents trouvent rapidement les dossiers, en utilisant comme critères de recherche le type de dossier (dossier de factures payées à un fournisseur) et l'année qui les intéresse. Ils parcourent ensuite la liste des boîtes concernées (4 ou 5 boîtes par année) pour identifier dans quelle(s) boîte(s) se trouvent les dossiers, qui seront transmis rapidement aux employés concernés. Annuellement, une liste qui indique les boîtes dont les délais de conservation sont échus est extraite du système.

Cette liste est validée par l'équipe de gestion des documents. Elle est ensuite présentée à l'unité responsable, qui doit approuver l'élimination des dossiers. Une fois approuvée, l'opération d'élimination est complétée par l'équipe de gestion des documents.