Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Les plans officiels des infrastructures de la ville sont produits lorsqu'un projet de construction ou de rénovation est terminé. Ils illustrent l'emplacement et la localisation précise des routes et des rues, de la signalisation, de l'éclairage, des aqueducs et des égouts.

L'analyse des processus de gestion des projets de construction et de rénovation et de la production des plans des infrastructures ont été réalisées avec l'unité responsable de ces activités et ont permis de constater que les plans sont créés en format numérique dans un logiciel spécialisé pour cette activité. La version finale et officielle d'un plan est convertie en format PDF/A et signée de façon électronique par l'ingénieur responsable du dossier, selon une procédure élaborée par l'organisme national qui chapeaute et règlemente cette profession. Cette procédure permet d'assurer l'authenticité et l'intégrité de la signature et des données du fichier. Seule cette version numérique du fichier est conservée sur le serveur institutionnel. Les versions préliminaires sont conservées sur le serveur administratif de l'unité et accessibles seulement par cette dernière.

Les plans sont élaborés et modifiés uniquement sur support numérique. Les quelques rares copies imprimées ne sont conservées qu'à titre de référence très éphémère et sont supprimées dès qu'elles ne sont plus utilisées. Ceci vise notamment à empêcher toute utilisation de versions dont les données seraient périmées, ce qui pourrait avoir des conséquences importantes. En effet, les plans montrent l'emplacement des réseaux routiers et d'éclairage (qui sont apparents), mais également des réseaux d'aqueduc et d'égout (qui sont enfouis et ne sont pas apparents sans creusage). L'utilisation d'une version périmée d'un plan peut occasionner un creusage au mauvais endroit et un bris de tuyau, possiblement suivi d'un déversement d'eau et d'une interruption du service pour les citoyens. Toutes les précautions sont donc mises en place pour prévenir ces situations.

Sur chacun des plans, plusieurs informations normalisées sont inscrites et permettent d'en décrire le contenu. Tout comme pour l'exemple précédent, ces documents doivent être indexés de façon très détaillée pour répondre adéquatement aux besoins des employés.

Voici un exemple des types de données descriptives utilisées pour indexer les plans officiels des infrastructures de la ville :

De 1958 à 2000, les versions officielles des plans sur support papier avaient été microfilmées. Les versions sur support papier avaient ensuite été éliminées, une fois les vérifications et le contrôle de qualité complétés, le tout réalisé de façon à préserver la valeur légale des documents. Ces documents sont consultés très fréquemment et doivent être conservés de façon permanente. Pour les rendre accessibles directement à partir du système, ils ont tous été numérisés. Les données descriptives de chacun des plans ont été récupérées à partir d'un fichier Excel, transférées dans le système de gestion des documents et associées aux versions numérisées des plans.

Le résultat : Les employés peuvent désormais trouver à un seul endroit tous les plans officiels des infrastructures de la ville. Les dossiers numériques en préparation sont classés sur le serveur administratif de l'unité responsable et sont accessibles seulement par cette dernière. Les versions principales officielles sont accessibles à tous les employés à partir du serveur institutionnel.