Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Le dossier d'employé contient tous les documents relatifs à l'embauche, au cheminement, à la formation et l'évaluation, aux conditions de travail et aux changements de fonctions d'un employé à l'intérieur de l'institution, de même qu'à son départ ou sa retraite.

L'analyse du processus de gestion des employés a été réalisée avec l'unité responsable. Elle a permis de constater que, pour répondre efficacement aux besoins, les dossiers d'employés doivent être conservés sur support papier pour leur durée d'utilité administrative (période pendant laquelle ils sont utilisés fréquemment par les employés responsables des ressources humaines). Pourquoi? D'abord parce que les documents intégrés au dossier tout au long du déroulement de la carrière d'un employé parviennent à l'unité sur support papier et à des moments divers. Également, l'unité a suffisamment d'espace dans les classeurs pour conserver les dossiers des employés actifs. Elle n'a donc jamais éprouvé le besoin de réaliser un transfert de support des dossiers des employés actifs.

Plusieurs dossiers concernent par contre des employés ayant quitté l'institution. Ils sont consultés beaucoup moins fréquemment. Ces dossiers sont entreposés de façon centralisée, notamment parce que l'espace disponible dans les bureaux permet la conservation d'un nombre limité de dossiers. L'unité doit réserver cet espace pour les dossiers dont elle a besoin de façon quotidienne. Les dossiers peu consultés et concernant les employés ayant quitté l'institution doivent être conservés pour une période de temps très longue (50 ans). Pour optimiser cette conservation au meilleur coût, les dossiers seront numérisés au moment de leur transfert dans l'entrepôt centralisé. Cette opération est réalisée par l'unité responsable de la gestion des documents, en collaboration avec l'unité informatique (responsable de toutes les questions reliées à l'entreposage des fichiers et la gestion des accès et de la sécurité).

Tous les dossiers d'employés ont été inscrits par l'unité responsable dans un fichier Excel, qui inclut les noms et prénoms des employés, de même que leur date d'embauche et de départ. Ces éléments seront récupérés et feront partie du profil de métadonnées des dossiers d'employés.

Dans les bureaux administratifs, les dossiers ont toujours été conservés sur support papier. Lors de leur transfert vers l'entrepôt centralisé, les dossiers ont été transférés sur support microforme (microfilm 16 mm) jusqu'à l'année 2000. Depuis ce temps, ces mêmes dossiers sont numérisés (en format PDF/A^[1] ). Dans les deux cas (microfilmage jusqu'en 2000 et numérisation par la suite), les opérations de transfert de support ont été réalisées de façon à préserver la valeur de preuve des documents. Les versions papier des documents ont donc pu être éliminées une fois le transfert de support complété et le contrôle de qualité réalisé.

1. Les dossiers sur microforme (dossiers datés d'avant l'année 2000) sont très peu consultés. Ils devront être éliminés sous peu (au plus tard en 2015), une fois les délais de conservation échus. Les dossiers qui doivent être conservés en permanence comme échantillon seront alors numérisés et sont déjà identifiés

2. Chacun des dossiers microfilmé est représenté virtuellement dans le système par une fiche qui contient les éléments de description suivants (extraits du fichier Excel) : nom et prénom de l'employé, date d'embauche et de départ. La fiche virtuelle de chaque dossier contient également la localisation physique de chacun d'eux (numéro de bobine microfilm et numéro d'emplacement de la 1ère image du dossier sur cette bobine, par exemple 1001_22, où 1001 représente la bobine numéro 1001 et 22 le numéro d'emplacement de la 1ère image du 22ème dossier de cette bobine). Elle contient enfin les métadonnées reliées à la cote de classement des dossiers et à leur délai de conservation, en plus des métadonnées reliées à l'accès et la sécurité et les métadonnées système.

3. Les dossiers numérisés ont été intégrés dans le système avec, pour chacun, les métadonnées requises transférées à partir du fichier Excel.

4. Pour les suites, les dossiers d'employés continueront d'être numérisés au moment de leur transfert dans l'entrepôt centralisé.

5. Une fois le délai de conservation échu, tous les dossiers concernant les employés dont la date de départ se termine par 1 ou par 5 sont versés dans la voûte virtuelle de l'institution. Les autres dossiers sont éliminés. Les mesures nécessaires ont été mises en place avec l'unité informatique afin d'assurer leur destruction sécuritaire, vu les renseignements confidentiels qu'ils contiennent.

Le résultat : Les employés qui doivent utiliser et gérer les dossiers d'employés peuvent désormais trouver à un seul endroit (dans le système) tous les dossiers des employés ayant quitté la ville. Les dossiers d'employés toujours à l'emploi de la ville sont consultés sur support papier dans les bureaux. Peu importe le support de l'information, les dossiers sont tous repérables de la même façon, et par différentes métadonnées, mais la plupart du temps par le nom et le prénom de chacun des employés.