Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Cette fonction concerne le fait de « ranger », d'entreposer, physiquement ou virtuellement, des dossiers/documents. Elle ne concerne pas leur conservation pérenne, quoique les 5 % des documents qui seront conservés en permanence peuvent s'y retrouver de façon temporaire. Elle peut être divisée en deux éléments : d'abord le dépôt physique comme tel, qui fait l'objet d'un module ou d'une application dans tous les systèmes. Dans le cas des documents numériques ou numérisés, les technologies de stockage (ex : serveurs) impliquées seront également à considérer, en fonction du volume de l'information, de la rapidité d'accès, des garanties de sécurité, etc. Les activités reliées à l'entreposage numérique doivent être réalisées avec la collaboration des responsables de l'informatique dans l'institution. À ce sujet, veuillez consulter la section 6 du module 7 (Gestion et archivage de documents numériques) qui porte notamment sur les stratégies de stockage. Veuillez également consulter le module 10 Bâtiments et locaux d'archives, pour toutes les questions relatives à l'entreposage et le rangement des documents sur support papier.