Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Cette fonction consiste à enregistrer, intégrer ou importer un document dans le système.

Comment?

Les possibilités sont quasi-infinies et très variées. Elles peuvent aller du simple enregistrement d'une fiche descriptive (ou fiche de métadonnées)^[1] reliée à un dossier sur support analogique; une telle fiche permettra notamment de localiser ce dossier, jusqu'à l'intégration de fichiers numériques en lots avec saisie automatique de métadonnées et reconnaissance optique de caractères à partir d'un processus de travail automatisé (« workflow »).

Dans un système concernant seulement des documents sur support papier, la création des documents constitue une opération distincte du système (à moins que les documents analogiques ne soient numérisés). Les modalités de création des documents seront toutefois à considérer dans un système incluant des documents numériques (ou numérisés).

Les modules ou applications permettant l'enregistrement peuvent faire partie du système ou être offerts par des passerelles. Voici les principaux :

• Création : Applications bureautiques, spécialisées ou autres, permettant la création de documents (applicable pour les documents sous forme numérique).

• Module de numérisation : Module ou application qui permet le transfert de support de documents analogiques (papier, microfilm, etc.) en une version en format^[2] numérique et leur intégration (automatisée ou non, en lots ou non) dans le système.

• Reconnaissance optique de caractères : Module ou application permettant la traduction d'images de textes en fichiers lisibles par l'ordinateur. Elle est applicable aux fichiers pour lesquels il sera pertinent de réaliser des recherches en mode plein texte dans le contenu.

• Saisie automatique de métadonnées : Module ou application permettant le transfert et l'utilisation de données descriptives (provenant d'autres systèmes ou bases de données, de code-barres, de marquages optiques ou de formulaires) pour l'identification et la description des fichiers ou répertoires intégrés dans le système. Les métadonnées visent l'identification non équivoque de l'objet intégré, sa description, la préservation de son contexte de création (d'un point de vue technique et administratif) et de sa structure. Veuillez consulter à ce sujet la section 9 : Métadonnées du module relatif à la gestion et l'archivage des documents numériques, qui définit les métadonnées, les positionne au sein du modèle OAIS et en donne une typologie.

• Formulaires électroniques : Module ou application permettant la création et la gestion de formulaires de façon électronique.

• Gestion de contenu multimédia : Module ou application permettant spécifiquement la gestion des contenus multimédias et leur intégration à l'information de l'institution.