Module 5 - section 1 : Gestion des documents pour les administrations

Notre institution fictive est la municipalité ou ville de Val-des-Archivistes. Elle a été créée en 1958. Elle compte 80 000 habitants et 200 employés. Parmi ceux-ci, 120 ont accès à un ordinateur. La gestion des documents constitue une activité importante et pertinente pour la direction de la ville. Cette dernière est consciente des bénéfices de ces tâches, tant au niveau de l'efficacité administrative que de la protection et la défense des droits de la municipalité, ou de la constitution d'un patrimoine significatif pour documenter ses activités et son histoire.

L'équipe responsable de la gestion des documents compte 4 employés. Elle est chapeautée par le responsable officiel des documents de la ville, qui doit rendre compte de leur gestion au conseil municipal (et qui porte le titre de greffier dans la législation). Elle est constituée d'une archiviste^[1] (qui a complété une formation universitaire de deuxième cycle en archivistique), de deux techniciens (qui ont suivi une formation collégiale de trois ans et une formation universitaire de 1 an) et d'un commis aux archives (détenant une formation en secrétariat). L'équipe dispose d'un laboratoire de numérisation (anciennement de micrographie), qui contient un numériseur en série, un logiciel de numérisation, un logiciel d'indexation, le tout relié au système de gestion des documents. Elle est également responsable du serveur « institutionnel », qui contient les versions numériques ou numérisées des documents qui doivent être conservés en permanence, en collaboration avec l'équipe informatique. Elle est enfin responsable de la gestion des entrepôts de documents sur support papier.

D'après le partage des responsabilités dans l'équipe, l'archiviste doit élaborer les politiques et procédures, le plan de classement et l'échéancier des délais de conservation. Elle planifie et coordonne les activités de l'équipe et les interventions dans les unités. Les techniciens réalisent la tâche essentielle de répondre aux demandes des employés, ils sont chargés de la gestion des entrepôts de la municipalité, de l'application du plan de classement et de l'échéancier des délais de conservation, de même que du laboratoire de numérisation. Le commis réalise les tâches minutieuses d'entrée de données dans les systèmes et de numérisation des documents.

Les documents internes sont presque tous créés à l'aide d'outils informatiques. Les documents reçus de l'externe sont disponibles la plupart du temps seulement en format papier.

Son cadre de classement (voir celui présenté à la section 5.2) a été implanté dans chacune des unités pour classer les documents analogiques et les documents numériques. Les documents numériques ont été classés dans l'arborescence Windows du serveur de chacun des services. Des règles de nommage ont été élaborées pour normaliser l'identification des fichiers numériques.

Suite à une analyse de besoins, à l'élaboration d'une grille des fonctionnalités requises et au lancement d'un appel d'offres, un logiciel de gestion des documents a été acquis. Les responsables du développement, l'unité informatique et l'unité responsable des archives, ont été formés pour l'utiliser, avec le soutien de la direction de la municipalité.

Il s'agit maintenant d'intégrer les documents (ou une référence à ces derniers pour les documents sur support papier) dans le système institutionnel.

Les délais de l'échéancier de conservation des documents de la municipalité ont été préparés dans le but de favoriser leur application automatisée aux dossiers ou documents concernés. À cette fin, chacune des tâches a été analysée pour bien comprendre son déroulement et permettre la gestion des documents produits dans le respect du cycle de vie de ceux-ci.

Cette analyse a également été utilisée pour établir les profils de métadonnées, sur lesquels nous reviendrons.