5.4.2 Au niveau du système
Convivialité et simplicité d'utilisation : Les habiletés informatiques, le niveau de maîtrise des tâches ou même l'intérêt (ou plutôt souvent le non-intérêt) pour la gestion des documents sont très variables chez chaque employé. Comme tous les autres outils élaborés, le système devra être le plus convivial possible et le plus simple à utiliser. Cet élément est primordial et peut être responsable à lui seul du succès ou de l'échec du projet.
Pérennité et stabilité : Le système vise la gestion des documents, et ce notamment pour permettre leur consultation et leur utilisation à long terme. Il est donc également important de s'assurer que le système lui-même soit viable à long terme. Les critères de choix : le nombre d'utilisateurs actifs, le niveau de développement du système, son modèle de développement (qui doit être le plus ouvert possible et doit pouvoir être migré vers un autre système au besoin), etc.
Compétence, expertise et stabilité du fournisseur : Si le système doit être pérenne et stable, il en va de même pour le ou les fournisseurs. Il y aura lieu d'évaluer l'expertise et la compétence du fournisseur en général, mais également selon le domaine d'activités concerné, puisque plusieurs fournisseurs ont développé une expertise dans des domaines spécifiques. Il sera pertinent de contacter des clients utilisateurs et même de rencontrer ces derniers pour voir les développements qu'ils ont réalisés et (surtout) les problèmes qu'ils ont connus. Il sera finalement important de vérifier la solidité de la compagnie (durée d'existence, nombre d'employés, formations de chacun, rapports annuels et financiers, etc.).
Ce sont quelques éléments qui pourront contribuer au succès d'un projet d'implantation d'un système de gestion documentaire